हर रिमाइंडर में ये छह बातें
- किसकी तरफ़ से. आपके धंधे का नाम, जैसा बिल पर है।
- बिल नंबर. ताकि अकाउंट्स वाले उसे तुरंत ढूंढ लें।
- रकम. ठीक वही जो बिल पर है: “₹84,500”, “लगभग 85 हज़ार” नहीं।
- ड्यू डेट. “15 मार्च को ड्यू है” या “15 मार्च को ड्यू था”।
- पेमेंट का तरीका. आपकी UPI ID, बैंक डिटेल या पेमेंट लिंक।
- किससे बात करें. बिल पर सवाल हो तो किसका नाम और नंबर।
सब एक साथ (नाम, बिल और रकम उदाहरण के आंकड़े हैं):
नमस्ते शाह जी, पाटिल इंजीनियरिंग से। बिल INV-245 के ₹84,500 की ड्यू डेट 15 मार्च थी। आप [आपकी UPI ID] पर UPI से या बिल पर लिखे बैंक खाते में ट्रांसफ़र कर सकते हैं। बिल पर कोई सवाल हो तो इसी नंबर पर सुनीता जी से बात कर लीजिए। धन्यवाद!
अगर पार्टी आपसे एक भी सवाल पूछे बिना पेमेंट कर सके, तो रिमाइंडर पूरा है।
हर स्टेज पर लहजा
| स्टेज | लहजा | क्या लिखें |
|---|---|---|
| ड्यू डेट से कुछ दिन पहले | दोस्ताना | बिल, रकम और ड्यू डेट, “ताकि आपकी लिस्ट में रहे” |
| ड्यू डेट के दिन | दोस्ताना और सीधा | “आज ड्यू है”, और पेमेंट का तरीका |
| करीब एक हफ़्ता लेट | विनम्र और साफ़ | “…को ड्यू था”, और पूछिए कब तक आएगा |
| करीब एक महीना लेट | सख़्त, पर विनम्र | तारीख मांगिए; बिल या लेजर दोबारा भेजने की पेशकश कीजिए |
| 60 दिन या ज़्यादा | सख़्त और साफ़-साफ़ | तय तारीख तक पेमेंट या कॉल मांगिए |
| आख़िरी रिमाइंडर | सख़्त और शांत | बताइए कि यह आख़िरी रिमाइंडर है; तारीख तक पेमेंट या कॉल करने को कहिए |
सख़्त का मतलब साफ़ और सटीक है, रूखा नहीं। हर स्टेज पर बिल, रकम और पेमेंट का तरीका लिखा रहे।
WhatsApp या ईमेल
WhatsApp जल्दी पढ़ा जाता है, जवाब देना आसान है, और पेमेंट करने वाले को फ़ॉरवर्ड करना भी। पांच लाइन से ज़्यादा मत लिखिए।
ईमेल उन पार्टियों के लिए ठीक है जिनकी अकाउंट्स टीम ईमेल पर काम करती है, या जब बिल या लेजर साथ में भेजना हो। साफ़ सब्जेक्ट लाइन रखिए: “पेमेंट रिमाइंडर: बिल INV-245”।
चाहें तो दोनों: बिल ईमेल से, रिमाइंडर WhatsApp पर।
WhatsApp Business की मैसेजिंग पॉलिसी कहती है कि मैसेज सिर्फ़ उन्हीं को भेजें जिन्होंने अपना नंबर दिया और मैसेज पाने की मंज़ूरी दी, और रोकने को कहें तो रोक दें। जिस पार्टी ने बिल के लिए नंबर दिया, वह बिल का रिमाइंडर समझती है; उसी चैट में ऑफ़र की झड़ी नहीं।
कब भेजें
- कामकाजी दिन में, काम के घंटों में। सुबह बहुत जल्दी, देर रात, छुट्टी या त्योहार के दिन नहीं।
- पहले ड्यू डेट से कुछ दिन पहले, फिर उसी दिन, फिर करीब एक-एक हफ़्ते के अंतर पर। रोज़ नहीं।
- थोड़ा पेमेंट आए तो तुरंत नया बैलेंस भेजिए, ताकि अगला रिमाइंडर सही रहे।
इन गलतियों से बचिए
- धमकी. “वरना…”, पुलिस या कोर्ट की चेतावनी, या दूसरों को बताने का इशारा, कुछ नहीं। धमकी रिश्ता बिगाड़ती है और कभी फ़ायदे की नहीं।
- शर्मिंदा करने वाले शब्द. “डिफ़ॉल्टर”, “धोखेबाज़”, “फ़्रॉड”, बड़े अक्षरों में “LAST WARNING”। बिल के बारे में लिखिए, इंसान के बारे में नहीं।
- ग्रुप मैसेज. कभी WhatsApp ग्रुप में रिमाइंडर मत डालिए, न ऐसा मैसेज भेजिए जिसमें कई पार्टियां एक-दूसरे को देख सकें। इससे एक पार्टी का बकाया दूसरों को दिख जाता है।
- गलत रकम. भेजने से पहले रकम लेजर से मिला लीजिए। गलत रकम पार्टी को रुकने का बहाना देती है।
- गोलमोल मैसेज. “कृपया बकाया क्लियर करें”, बिना बिल नंबर या रकम के, पार्टी को पहले आपसे पूछना पड़ता है, और पेमेंट रुकता है।
- बहुत ज़्यादा मैसेज. रोज़ के रिमाइंडर दबाव जैसे लगते हैं और म्यूट हो जाते हैं।
इन मैसेज से शुरू कीजिए
- जेंटल रिमाइंडर, ड्यू डेट से पहले और आसपास
- हर स्टेज के विनम्र रिमाइंडर
- ड्यू डेट के बाद के रिमाइंडर
- आख़िरी रिमाइंडर
- सारे WhatsApp रिमाइंडर
- ईमेल रिमाइंडर
या WhatsApp रिमाइंडर जनरेटर में अपनी पार्टी की डिटेल भरिए। अगर आप माइक्रो या स्मॉल एंटरप्राइज़ हैं, तो 43B(h) गाइड बताती है कि 45 दिन के नियम का ज़िक्र विनम्रता से कैसे करें।